Ontdek de kunst van het onderscheiden van hoofdzaken en bijzaken, en richt je aandacht op zaken die echt van belang zijn.
In deze snelle wereld, waarin kennis en innovatie de boventoon voeren, vormt ons brein ons kostbaarste gereedschap. Toch worden we vaak meegesleurd door urgente zaken, terwijl we onze focus zouden moeten leggen op wat werkelijk belangrijk is. Hoe breek je deze vicieuze cirkel en maak je bewust de keuze voor wat er echt toe doet?
De Twee Breinen: Reflectief en Responsief
Onze hersenen bestaan uit twee basiscomponenten: het reflectieve brein en het responsieve brein. Het reflectieve brein neemt weloverwogen beslissingen, terwijl het responsieve brein impulsief en automatisch op prikkels reageert.
Onze levensprestaties zijn afhankelijk van ons vermogen om deze twee breinen in balans te houden. Met oefening kunnen we ons brein zodanig trainen dat het beter onderscheid maakt tussen belangrijke zaken en minder responsief wordt. Hoe? Door gebruik te maken van de Tijdmatrix van FranklinCovey en het Stop-Denk-Beslis proces.
De Tijdmatrix: het 4 kwadrantenmodel van Stephen Covey
De Tijdmatrix is een raamwerk dat ons helpt om onze tijd en energie op de juiste wijze te verdelen. Het categoriseert onze activiteiten in vier kwadranten:
Q1: Dringend en belangrijk
Q2: Niet dringend, maar belangrijk
Q3: Dringend, maar niet belangrijk
Q4: Niet dringend en niet belangrijk
Het is cruciaal om te begrijpen dat we ons leven moeten optimaliseren door de tijd die we in Q1 en Q3 doorbrengen te minimaliseren, de tijd in Q4 volledig te elimineren en zoveel mogelijk tijd in Q2 te investeren.
Q2 is het kwadrant van uitzonderlijke productiviteit
Activiteiten in kwadrant 2 (Q2) zijn belangrijk, maar niet dringend. Dit is het kwadrant van uitzonderlijke productiviteit omdat dit het domein is waar je controle over je leven neemt en je focust op de zaken die echt resultaat opleveren. In Q2 ben je proactief, behaal je impactvolle doelen, denk je creatief, plan je vooruit, werk je preventief, bouw je relaties op, leer je en innoveer je. In de andere kwadranten word je geleefd door omstandigheden, terwijl je voor Q2 een bewuste keuze moet maken. Je dient het reflectieve deel van je brein in te zetten om de zaken met de hoogste waarde te onderscheiden en daar vervolgens actie op te ondernemen.
De essentiële vaardigheid om in Q2 te belanden: Stop-Denk-Beslis
Om in Q2 te geraken, moet je je responsieve brein even stilzetten om helder te krijgen wat er op je pad komt en vervolgens beslissen of dat je tijd en energie waard is. Dit cruciale proces wordt het Stop-Denk-Beslis genoemd.
Het proces begint met het uitschakelen van onze automatische piloot. We hebben allemaal de neiging om bepaalde gewoonten en patronen te volgen zonder er echt over na te denken. Door te stoppen met ons automatisch gedrag, kunnen we ons bewust worden van onze omgeving en onze eigen gevoelens en emoties.
Vervolgens komt het denk-gedeelte van het proces. Hierbij brengen we onze prioriteiten en doelen in kaart en onderzoeken we onze opties. Wat zijn onze doelen? Wat is belangrijk voor ons? Welke keuzes hebben we en wat zijn de mogelijke gevolgen van elke keuze?
Tot slot komt het beslis-gedeelte van het proces. Hierbij kiezen we bewust voor een bepaalde actie op basis van onze prioriteiten, doelen en de mogelijke gevolgen van onze keuzes. Het gaat erom dat we ons richten op wat echt belangrijk is en dat we onze energie en aandacht richten op de zaken die er echt toe doen.
Dit is niet van nature de manier waarop ons brein reageert. We zijn geprogrammeerd om direct te reageren op zaken die ons responsieve brein binnenkomen en de dopamine te laten stromen. Maar juist die pauze voordat we handelen maakt menselijke prestaties mogelijk.
Conclusie:
Als je wilt leren hoe je productief kunt blijven ondanks een overvloed aan informatie, dan is doe dan wat belangrijk is en reageer niet op het urgente.
Toegegeven, dit is niet altijd eenvoudig. Het vereist energie en weloverwogen beslissingen, en je moet waarschijnlijk bepaalde gewoontes en conventies loslaten, wat mogelijk tegen je intuïtie ingaat. Maar het levert je onvoorstelbaar veel op.
De tijd die je in Q2 doorbrengt, vermindert het aantal crises en problemen in Q1. Je trekt namelijk doelbewust tijd uit voor planning, voorbereiding en preventie. Als je veel tijd doorbrengt in Q2, zullen je relaties gezonder zijn omdat je erin investeert voordat ze bekoelen of voordat er iets ingrijpends gebeurt. Je bent zelfverzekerder en effectiever op je werk omdat je je verplichtingen niet tot het laatste moment uitstelt. Je ervaart minder stress omdat je de hoeveelheid tijd die je in Q1, Q3 en Q4 doorbrengt bewust reduceert. Je vergroot je vermogen om op de lange termijn productief te zijn door zorgvuldig om te gaan met je gezondheid en energie. En het allerbelangrijkste: je weet dat je vooruitgang boekt met de zaken die daadwerkelijk bijdragen en waarde toevoegen aan je werk en je leven. Het meest doordachte, creatieve en proactieve werk, het werk dat echt een verschil maakt, vind je in Q2.
Eenvoudige manieren om te beginnen
Je kunt nu al starten met het toepassen van de principes en methoden van “Keuze 1: doe wat belangrijk is, reageer niet op het dringende”. Om dit te doen, kun je een of meer van de volgende eenvoudige stappen nemen:
• Maak een kopie van de Tijdmatrix en plak die op je bureau of aan de muur om je eraan te herinneren dat je je op Q2 moet concentreren.
• Als een taak zich aandient, bepaal dan in welk kwadrant deze thuishoort.
Het kan helpen jezelf de volgende vragen te stellen:
Waarom moet dit nu worden gedaan?
Hoe helpt dit mij/ons om mijn/onze doelen te bereiken?
Welke invloed zal dit hebben op het project waar ik/we mee bezig zijn?
Is er een andere manier of methode om dit gedaan te krijgen?
Wat is het relatieve belang hiervan in vergelijking met mijn/onze andere prioriteiten?
• Gebruik het Stop-Denk-Beslisproces minstens één keer per dag bewust. Oefen met het onderbreken van je automatische reacties, het overwegen van je opties en het nemen van weloverwogen beslissingen op basis van wat echt belangrijk is.
• Nee zeggen: Leer "nee" te zeggen tegen minder belangrijke of urgente zaken om je te richten op de taken en projecten die het meeste waarde toevoegen aan je leven en werk, en om beter om te gaan met stress.
Door deze stappen te volgen en je aandacht te richten op wat waarlijk belangrijk is in plaats van wat enkel dringend lijkt, zul je merken dat je productiviteit en gemoedsrust toenemen. Zo werk je aan een leven waarin je de regie hebt en je je doelen bereikt met meer voldoening en minder stress.
Comments